gappsillust

Una empresa, independientemente de su tamaño es algo que nos enorgullece, sin embargo, no son pocas las que todavía como contacto sea a través de serigrafía en vehículos comerciales, sea en tarjetas de visita o sea solo de boca, se sigue utilizando un dominio ajeno que nada tiene que ver con nuestro negocio como por ejemplo @hotmail.com, @gmail.com, @yahoo.es o similares.

Una práctica habitual de muchos clientes, usuarios u otras empresas es el comprobar la página web correspondiente de un dominio en un correo electrónico que no es el habitual de un servicio gratuito de correo además de la imagen ofrecida cuando facilitamos un correo con nuestro propio dominio.

Utilizando el dominio de nuestra empresa en nuestro sistema de comunicación mostramos:

  • Seriedad y responsabilidad velando por nuestras comunicaciones dentro de nuestros propios sistemas no usando servicios gratuitos para ello.
  • Mejora de la marca dando a conocer nuestro nombre y nuestro dominio web convirtiendo cualquier correo enviado en una oportunidad para darnos a conocer.

Ahora bien, por norma general cuando adquirimos un dominio y alojamiento para nuestra página web suelen incorporar en ocasiones pequeñas soluciones de correo que, además de tratarse de correos básicos y con pocas herramientas, pueden generar también una pérdida de tiempo a la hora de conocerlo, gestionarlo o incluir nuevas cuentas de correo, problema que se agrava superado el número de buzón de correos que nos incluye nuestro paquete de hosting.

Y es ahora cuando viene la pregunta: ¿Es posible utilizar una solución corporativa bajo nuestro dominio pero sin que conlleve a un aprendizaje, pérdida de tiempo o con la agilidad del uso de una herramienta conocida? Si, con Google Apps

Razones

Unificación

Con Geocrono podrás crear en pocos días toda una solución ofimática, corporativa y comunicativa aprovechando todo bajo un mismo dominio, en un mismo lugar y un mismo login ahorrándote tanto diferentes licencias como el hecho de contratar cada aspecto en diferentes servicios como por ejemplo un correo en un servicio gratuito, alojamiento de archivos en un espacio como Dropbox, hacer grabaciones en Ustream o crear la documentación con Microsoft Office.

Seguridad

security

Uno de los principales problemas del uso de herramientas gratuitas conocidas puede significar el no tener a nadie a quien reclamar en caso de error, caída o similar. Con Google Apps dispones de Atención al Cliente telefónico y escrito así como un compromiso de operatividad del 99,9% sin periodos programados de inactividad

Copia de seguridad

Durante el trabajo, sea correo, documentación u otros se realizan copias de seguridad de todos los datos importantes en los servidores de Google. De este modo, sea por robo, accidente o un ordenador estropeado es posible recuperar absolutamente todo el trabajo realizado instantáneamente.

Encriptación

Google Apps ofrece una capa adicional de seguridad con autenticación de dos factores, reduciendo el riesgo de posibles robos de nombres de usuario y contraseñas. También se cifra automáticamente las sesiones del navegador con SSL para los usuarios de Google Apps sin necesidad de crear un VPN u otras infraestructuras más costosas y complicadas ayudando a proteger la información mientras se transfieren los datos entre el navegador y los centros de datos.

Movilidad

movilidad

Con Google Apps, todo el trabajo realizado se almacena automáticamente en la nube y en tiempo real. De este modo es posible acceder correo electrónico, calendario, documentos, videoconferencias y sitios web, trabajando de manera segura independientemente del lugar, sea ordenador convencional, móvil o tablet. De esta manera todos los empleados podrán ser igual de productivos independientemente del lugar donde se encuentren si disponen de conexión a internet.

Esto significa el poder editar una hoja de cálculo mientras se está en la terminal del aeropuerto esperando un vuelo o en el tren, responder un correo electrónico corporativo y seguro desde el ordenador del centro de negocios de un hotel o realizar una videoconferencia en una reunión que estemos celebrando en otro país.

Colaborativo

colaboratividad

Es posible realizar un trabajo de manera más rápida, productiva y eficaz facilitando el trabajo tanto de empleados como de partners, proveedores, etc. realizando trabajos colaborativos entre diferentes empleados y/o departamentos colaborando de un modo más sólido tanto con proyectos como colaboraciones con terceras partes permitiendo compartir o modificar todo tipo de archivos ofimáticos (word, xls, ppt, etc) en tiempo real. Esto implica a olvidarse a los constantes envíos y recepciones de correos electrónicos con documentación adjunta que, hasta no recibir de vuelta el documento modificado no es posible verlo, comentar o anotar cualquier aspecto.

Trabajando en la nube implicará a que todo el mundo con acceso disponga de la versión más reciente de cualquier archivo, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, en tiempo real y con control de permisos fácil y restrictivo.

Agilidad

agilidad

Con la solución de Google Apps se simplifican las tareas cotidianas tales como facturación, presentaciones, la elaboración de presupuestos, la programación gestión de tareas, guidelines y muchas opciones más creando plantillas en Google Drive, una única hoja de cálculo modelo o el uso que Google Calendar como gestión de salas sugiriendo día y hora para las reuniones del equipo. Eliminando estos obstáculos, el sistema logrará reservar el tiempo para el trabajo y la productividad que de verdad importa.

Por otra parte, el uso de herramientas ya conocidas por millones de personas como son Gmail, Hangouts, Google Drive y Google Calendar evita volver a realizar el aprendizaje de otras herramientas menos potentes pero más complicadas requiriendo un excesivo tiempo para poder conocerlas.

Del mismo modo que Google es más conocido como buscador, Google Apps unifica todo tipo de documentación, correos, conversaciones o archivos en un buscador universal evitando tener que buscar unas cosas y otras en diferentes lugares.

Menor problema por incompatibilidades o actualización de software. De este modo no se pierde ni un solo minuto laboral instalando actualizaciones, parches, antivirus u otros problemas que puedan surgir donde lo único necesario es actualizar el navegador si fuese necesario.

Ahorro

La suma de la contratación de IT, licencias de software para el uso de aplicaciones ofimáticas, servicios extra en hosting para un aumento en el almacenamiento o número de buzones de correos, etc implica a un coste que puede ser elevado. Con el uso de Google Apps gran parte de este tipo de costes desaparecen o se reducen pudiendo gestionar e invertir el dinero en aspectos más productivos de la empresa.

Productos

Gmail: Correo corporativo con la plataforma de Gmail con la misma gestión de etiquetas, automatizaciones, sincronización con Google Calendar, Google Drive y Documentación corporativa y mensajería interna con VoIP y videoconferencia integrada con 30GB de espacio de almacenamiento.

Captura de pantalla 2013-11-06 a la(s) 13.10.10

 

Calendario: Uso de Google Calendar con posibilidad de insertar las salas de reuniones según la oficina y su disponibilidad para conocer la misma previamente antes de convocar una reunión. Posibilidad de organizar el día con colores según tipo de evento y recepción de recordatorios de los eventos en correo, notificación por correo o SMS. Posibilidad de adjuntar archivos o documentos para contar con el material previo a la reunión y posibilidad de integrar el calendario en una página interna y visible por los empleados.

Drive: Con Google Drive es posible acceder a la documentación laboral desde cualquier lugar, desde Mac, PC, dispositivo móvil y Web. Si lo que se desea es guardar y disponer de una copia de seguridad total y completa con los archivos disponibles en el ordenador, es posible descargar el archivo para mantener en tiempo real una copia de seguridad de la documentación almacenado en Google Drive. Al actualizar un archivo en un dispositivo u ordenador, los cambios se realizarán automáticamente en Drive y otros dispositivos sincronizados por lo que siempre se dispondrá de la versión más actualizada del documento o archivo así como recuperar versiones anteriores del mismo.

Posibilidad de crear, editar, visualizar y modificar archivos Word, Excel o PPT así como visualizar directamente desde el navegador imágenes o PDF.

Posibilidad de compartir con permisos de lectura o edición con otras personas o añadir comentarios y anotaciones sobre la documentación por parte de compañeros o socios o conversación en tiempo real desde el chat integrado durante la elaboración del documento.

La tarifa «básica» dispone de 30 GB ampliable hasta 16TB por cada cuenta.

Captura de pantalla 2013-11-06 a la(s) 13.23.31

 

Hangouts: A través de la opción Hangouts se pueden participar en chats de grupo y de ser necesario convertirlo fácilmente en una videoconferencia o llamada de voz a través de VoIP en grupo de vídeo o de voz. Conversando cara a cara con hasta 15 compañeros de trabajo o clientes desde cualquier lugar y dispositivo.

Hangouts se sincroniza entre los dispositivos configurado retomando la conversación donde se dejó y no recibiendo notificaciones en móvil si por ejemplo la conversación se está llevando en otro dispositivo. Hangout también está vinculado con Google Calendar por lo que se puede convocar un Hangout como si de una reunión a distancia se tratase así como iniciar conversación desde la bandeja de entrada de correo o desde un documento colaborativo en Google Drive.

Hangouts permite conectar a tu equipo global sin perder tiempo en viajes ni gastar dinero en hardware especializado.

screenshot_hangout

 

 

Sitios: Permite crear sitios webs corporativos internos únicamente visualizable por empleados donde documentar, mostrar información conjunta como guidelines, notas de prensa, imágenes corporativas y plantillas con la posibilidad de ser editable por los usuarios que dispongan de los permisos necesarios así como creación de un índice documental donde publicar internamente calendarios, documentos, presentaciones, vídeos…

Captura de pantalla 2013-11-06 a la(s) 13.32.34

 

 

Vault: Centro de seguridad donde reservar, guardar y almacenar mensajes, correos electrónicos, datos empresariales para auditorías, políticas de retención y retenciones legales así copias de seguridad constantes de toda la documentación, datos y mensajes de la compañía.

Compatibilidad con el resto de servicios de Google:

Captura de pantalla 2013-11-06 a la(s) 13.36.00

 

 

Si deseas saber más o contar con Google Apps para tu empresas no dudes en contactar con nosotros.

Esta web utiliza cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento y para fines analíticos. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de tus datos para estos propósitos. Ver
Privacidad